学员分享：沟通论文

沟通论文
优培东方20班广州学员黄煜珉

摘要：
2017年1月，笔者作为项目经理参与了“x江航运综合信息服务系统”的建设。该系统是x省交通运输厅为了全面提升x江航运信息服务水平而投资建设，覆盖全省范围，面向航运企业、船员、政府主管部门，实现“航道一张图”、船舶定位、水上交通通告、航道信息、物流跟踪查询、航运企业信息、航运统计、航运法律等八大功能模块。该项目总投资836.9万元，历时18个月，2018年6月顺利通过项目验收。
本文结合项目工作实际，论述了信息系统项目的沟通管理。首先介绍了项目的基本情况；然后讨论了规划沟通管理、管理沟通、控制沟通三个管理过程；最后，反思了在项目管理过程中存在的不足。

正文：

为了加强x省水运信息资源整合和共享，提高x江水系航运管理的整体性和协调性，实现水上信息服务的一体化，由交通运输部批复立项，x省交通运输厅负责建设的“x江航运综合信息服务系统”启动建设。该系统覆盖全省范围，整合现有港航、港口、航道、海事等水路基础数据及动态数据，面向航运企业、船员、政府主管部门，实现“航道一张图”、船舶定位、水上交通通告、航道信息、物流跟踪查询、航运企业信息、航运统计、航运法律等八大功能模块，全面提升x江航运信息服务水平。系统由省级、珠三角、西江三大子系统组成，子系统间均采用SOA服务架构，J2EE体系结构，凸显“松耦合”的特点，实现了高安全性的前后台分离。系统采用B/S架构，Windows操作系统，Oracle11g数据库，WebSphere/Tomcat/JDK1.8等中间件系统。本项目作为水运领域重大工程，受到了交通厅的高度重视。该项目通过公开招标的方式确定供应商，我司以836.9万元取得该项目的中标权。我有幸担任该项目的高级项目经理，负责项目的全面管理以及统筹协调工作。我根据子系统成立了3个子项目组，分别任命子项目经理，对子项目进行管理，子项目经理向我汇报，我对子项目成员采取间接管理的方式。

这是一个复杂程度较高、涉及面较广、实施周期长、需求构成复杂、项目干系人众多的大型复杂项目。项目沟通管理的好坏直接决定着项目的成败，于是我在接手项目之后便十分重视沟通管理工作，科学运用项目管理理论知识与指导方法，良好的沟通管理有助于提高项目各方满意度，提高项目成功率。

下面，我将分别从规划沟通管理、管理沟通、控制沟通三个方面对项目的沟通管理过程加以简要论述。

一、充分分析项目干系人，了解沟通需求，制定沟通管理计划

在项目整个过程中，沟通无处不在，贯穿于始终。在项目规划阶段，我们根据权利/利益方格对项目干系人进行了分类，梳理了各干系人对项目的潜在影响和影响力领域以及对项目支持程度等，记录在干系人登记册中，这样能够使干系人的情况一目了然，也为沟通策略的制定提供了支持。例如，对于权利大、利益高的交通厅牵头处室领导，采用“重点管理，及时报告”，积极主动汇报；对于权利小、利益高的航运企业业务人员，“随时告知”其系统状况。我组织主要项目干系人开会讨论，根据项目管理计划和干系人登记册为依据编制了沟通管理计划，确定了干系人的信息和沟通需求，如谁需要什么信息，何时需要，以何种方式分发给他们，沟通的信息格式、内容和细节水平等。

二、务实高效，及时全面的做好沟通管理工作

在沟通内容方面，我们向不同类别的干系人定期发布项目进度、成本、质量等绩效报告，以及周月报，会议纪要等文档，以便项目干系人及时，快捷的了解项目信息。
在项目沟通渠道的选择上，我们根据不同干系人要求，通过电子邮件、QQ群、微信群、电话等多渠道进行沟通汇报，干系人也可以通过上述多种渠道对项目提出建议，上报故障和问题。我方指派了专门的工程师维护系统，收集问题和建议，并及时反馈，大大的提高了项目的实施效率。
在沟通方式方面，我们采用正式沟通和非正式沟通相结合的方式，对于需要正式协调和通报的事件，或一些变更和说明，我们多以正式会议的方式，保证其严肃性和权威性；对于一些日常的技术协商和普通问题，我们多以非正式沟通的方式，保证其效率和速度。在技术手段方面，我们也采用了视频电话会议、QQ或微信等各种技术保障沟通。

三、持之以恒，做好沟通的控制工作

考虑到交通厅牵头业务处室领导、相关政府主管部门主管领导对项目的关注点不同，同时由于各部门领导平时工作比较忙，没有更多的精力来关注项目的进展。针对此种情况，项目组决定以绩效报告的形式向主要干系人报告项目的进展、成本、质量等信息。比如对于甲方该项目的分管副处长，主要关心项目的进展情况。项目组每月以图表的形式向该干系人报告项目的进度情况，是否与进度基准产生偏差以及产生偏差的原因等。

在项目实施过程中，我们主动沟通，遵循沟通升级原则，充分利用各种沟通、谈判技巧和方法，妥善解决遇到各类冲突问题，很好地维护了项目干系人的利益。如在对接航道管理系统时，管理单位担心由于桥梁净高采集终端量大且数据维护不及时导致用户损失及由此带来的责任风险，项目组提出了仅接入少量的采集数据可靠的终端数据，平衡维护成本及责任风险，在分别征得交通厅主管部门、航道主管单位上层领导同意后，采用此方案，很好地解决了这一冲突问题。

经过项目团队不懈努力，该项目历时18个月的开发，于2018年6月顺利通过交通厅组织的验收，至今系统运行正常，得到了业主及用户的肯定。该项目的成功实施与良好的项目沟通管理分不开。当然，项目也存在一些问题和教训，比如在冲突管理上存在缺陷，对企业信息系统接入困难估计不足等，这些经验教训都是我收获的宝贵财富，我将继续努力提高自己的项目管理及专业技术水平。

优培东方
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