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项目经理如何指导和管理项目日报及项目周报

发布时间: |2019年07月24日 | 点击次数:| 关键词:项目日报、项目周报、如何写周报、如果写日报、优培东方,项目管理、PMP、PMP培训
项目经理如何指导和管理项目日报及项目周报

       项目的工作周报和工作日报是一种常见的项目工作监督和汇报方法,在项目工作中应用的十分普遍。但很多项目中,周报和日报要么走过场没有实际内容,要么工作量大,分散项目经理的精力,无论是哪一种情况,对于提高管控的水平来说都是十分不利的,下面我们模拟一个情景来说明这个问题。

       某系统集成项目的项目经理,老李习惯性的在下班前汇集和处理项目团队成员发来的项目日报,老李把这些邮件整理了一下,发现其中60%左右都是各个子业务模块的日报,包括项目勘测、审批进度、权限审批、流程变更、进度汇报等多个部分,而且日报形式不够统一,难以在短时间内查找到相关的信息。

       在项目逐步推进的过程汇总,该问题逐渐凸显,因此项目组常常变更对应的日报形式,结果客户又需要重新去适应新模板报告的形式,导致客户的满意度不高,甚至引起部分客户的投诉。

       面对这种情况,项目组迫切需要优化和改进现有的日报模板,在项目初期就尽可能多的考虑各种特殊情况,给出一份客户认可、操作性强、便于管理的高效率报告。 

       老李把和日报相关的问题整理了一下,主要有以下几个问题:

1.每日日报数量较多信息过载的情况十分严重,模块之间关联性不强,当需要查找对应的其他信息的时候,需要逐个打开其他日报查阅相关状态,难以操作;
2.缺乏统一模版,日报形式多种多样,形式不一,不同负责人制作的日报形式差别较大,不方便他人阅读;
3.部分负责人在发送日报时偶尔误将错误的版本发送出来,对下游人员造成误解,容易造成错误发生;
4.部分日报内容的状态较多,需要统计的信息量较大,占用较多的时间和精力进行管理;
5.部分信息归类不明,在进行统计时无法对其进行合并,对后续流程产生影响。
项目经理如何指导和管理项目日报及项目周报

      看起来不起眼的日报居然还有这么多的问题,已经大大影响了项目组成员的日常工作效率。老李和各个日报的发起人进行沟通,提供了如下的解决方案:

1.简化日报数量,将可以合并的日报进行合并,由统一接口人进行发送,其他人员只需要将各自负责的部分发送给统一接口人,例如可以把每日勘测站点日报和审批进度放在一起,这样通过合并的方式可以清晰明了的展示项目的进展,便于客户和项目组成员阅读。

2.对于状态较多,类别较多的日报报表,可以采用共识的形式来实现,例如报表按照各个业务负责人来筛选,同时每个设备站点都具有不同的状态,这些信息都需要进行大量的筛选和计算,如果手动进行会占用大量的时间。然而当我们运用公式实现的时候,就可以非常迅速的得到我们想要的统计的数据结果,简单快捷,极大的节省了日报负责人的统计时间和精力。 

3.除去数据的形式,我们还可以采用柱形图表对每日日报进行更形象的描述,通过图表方式我们不仅可以看到每个状态的信息数量,还能非常直观的从图中得到我们想要的数据信息,包括已经完成的设备安装站点比例和需要下一步推动的信息。此外,使用图表的形式客户的认可度较高,而且美观整洁,便于阅读。 

4.合理设置分组,隐藏掉只对日报负责人有用而不需要其他人关注的内容,这些内容往往是作为基础信息,为提供后续站点相关状态提供条件的,当我们以日报的形式发送出来的时候,需要把这些无关的信息隐藏掉,而在可以实施的方法中,分组是最简单的一种。在涉及到该类问题的时候,可以采用这种分组的方式来管理相关列,这样既方便又可以大大加快速度,有利于日报的管理和优化。 

5.合理设置状态信息,我们知道在项目组进行交付过程中,需要每一个设备站点的信息都有相关进度信息,包括是否进行勘测、是否有审批报告、是否报告审批通过、是否有对应的合同内容、是否收到客户下发的PO等等,这些状态都需要我们对其进行记录和管理,如果状态太多,就无法实现归类和统一管理,因此在对设备站点进行记录的时候,务必要有统一的标准,分类进行表述,保证日报的可读性和易用性。 

项目组日报时通告项目组进展的重要文件之一,日报形式的好坏直接关系到项目组成员能否正确把握项目总体进度,及时地推动各个环节顺利交付,保障项目按期完成。 

例如,在项目初期阶段就应该设置一个合理模板,尽可能多的将各种情况考虑在内,以保障日报形式的统一,避免反反复复多次修改。其次还需要考虑项目各个模块的合并与统一,去掉繁琐冗余和相关度不高的部分,以简化日报的日常处理工作,对项目顺利交付都有较大的好处。
项目经理如何指导和管理项目日报及项目周报


       实际上周报或者日报更多的都是对项目绩效数据的收集和展示,周报和日报的编写和审核对于项目实施人员和项目经理来说都是一件不得不做而又让人感觉到十分痛苦的一件事。实际上如果具备条件,这类数据汇总类的日报完全可以通过项目管理信息系统PMIS来实现,有很多信息化的软件现在都可以实时跟进项目展示,计算项目各项绩效数据,且具备B/S架构,通过网络可以直接访问,员工只需要核对每日系统数据和项目真实情况是否一致,不一致的进行手动修改即可。一般来说没有特别紧急和重要的事项,通过类似这样的系统都能完成。这显示更有利于项目管理工作的效率提高。
 
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