项目定义、项目结构化方法
项目可定义为:为了达成目标而将过程中任务与问题集通过结构化方法(标准化)处理的过程。
项目结构化方法的应用,可以具象为:对长期的实践经验分析、整理、提升和系统化后,通过制度,流程设置,严格执行规定好的程序和步骤,重复性的做出想要的结果。通过结构化方法实现的项目成果,既有助于实现知识的共享,避免重复‘造轮子’,也可作为后期的项目输入,产生更多的作用。
项目管理操作指南
《PMBOK指南》是国际影响最广的项目管理知识体系文件,包含了项目管理操作的主要内容。大致可分为三类。本段简单介绍(具体的了解需要查阅相应书籍):
1、项目管理知识框架,项目管理涉及的基本概念及项目管理与项目集管理、项目组合管理及项目环境之间的关系。
2、五大过程组:启动、规划、执行、监控、收尾。任何项目的开始与结束,都需要经过的五大流程组。
3、项目管理十大领域:项目整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。
以过程组为经度,以知识领域为纬度,形成了有47个基本管理过程的项目管理控制网,用于对项目中的关键节点进行管理与控制。每个过程又被进一步表述为要取得的成果(输出),所需要的原材料(输入)和所需要使用的工具与技术。各过程通过相关的输入和输出联系在一起,一个过程的输出要么成为最终的成果,要么成为其他过程的输入。
PMPBOOK指南中把原非结构化的项目管理方法变为了结构化的项目管理方法,从而使项目管理易于言传,易于操作。
企业中的项目管理
项目管理有着相对科学的管理理念及方法论,可作为多个方面的补充融入企业运营中:
项目管理可作为职能管理的补充。职能管理一般可满足绝大部分的跨部门事务或相关复合型工作;而在此类事项较多时,引入项目管理,由项目经理进行项目周期管理会是更合适的选择。以新产品开发为例,面对的对象会有客户,行业专家,跨部门同事,供应商等,在客户沟通、明确需求、产品评审、产品设计、物料采购、质量管控、制造与交付等众多环节,由项目经理跟进,有助于掌握项目全局,更好的服务于客户与企业。
项目管理可作为分工管理的补充。基于企业发展的需要,纵向的管理层次与横向的职能部门完成了企业内事务的分割。这一模式下,上下级之间是直线式指示与汇报的关系,各职能部门“四面都是墙”,每个层级、人员均严格的在相应层级或部门边界内开展工作。较为常见的弊端有综合类事务的处理各做各的、难以收回标准化成果、横向跨部门沟通相对较少等。通过引入项目管理作为补充,开展整合管理,整合任务需求、资源、人员、矛盾、方法、成果,有助于打破层级及职能边界,实现相对最优的目的。
项目管理可作为纵向管理的补充。传统管理模式强调上下级汇报来推进业务,这一模式适用于比较稳定的环境与比较单一的工作。在实务中,如果涉及的部门、人员较多,信息交换、事务处理较为频繁,只沿用职能管理易出现沟通不畅,办事流程相对复杂的问题。区别于传统管理,项目管理强调平等合作,避免按照事事汇报,接收指令的流程去完成工作,而是通过成立项目小组快速发现问题,主动解决问题来开展工作。
项目管理可以扩大组织的灵活性。单一的组织模式不能保证在所有的重大专项事务处理时,都能快速反馈,有效行动。结合实际需求,组建小型、灵活、敏捷式的项目团队作为补充,运用项目管理的方法开展专项业务有助于快速应对内外部环境。
项目管理有助于组织变革、新业务的开展。PMI研究发现,采用了标准化的项目组合管理,项目集管理和项目管理的组织,能够取得更高的组织变革成功率。
项目管理在企业发展中亦具有广阔的扩展空间。宏观方面,可通过项目组合、项目集、项目构成自上而下的运作模式。项目组合管理确定该做哪些项目集和项目,再利用项目集管理完成项目集,用项目管理去完成项目,最后通过在日常运营中对这些项目集和项目成果的持续利用。目前有些企业在组织管理上实行 “项目化管理”,即在把企业运营过程中众多目标、业务看做项目,使用项目管理的方法开展相关工作。按这个思路,企业对改革方向、风险管理、销售策略、产品开发、人力资源管理、信息化建设、制造策略、供应链管理、质量管理、财务管理等方面的目标规划与实施可视为项目组合管理;下级部门根据企业的运营目标及发展规划制定相应目标并实施可视为项目集管理;项目集进一步细化,员工基于组织、部门目标开展相关业务,即可视为项目管理。项目完成后的相关标准、流程、制度文档,生产资料等,即可视作项目成果,这些成果也将在企业后续运行中继续发挥作用。微观方面,项目管理可以从单个项目的管理向项目集的管理、项目组合的管理扩展。项目组合管理对备选的项目或项目集进行优先级排序,以便选定最有价值的项目集或项目组合,实现资源的有效分配及效益最大化。大客户的制造策略、产品开发的差异化设计均是这一思想的典型案例。
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