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pmp认证知识体系中描述到项目的一些显特征，其中就谈到项目是独特的，项目是不确定的，项目中的风险和问题很多。因此我们需要召开大量的项目会议。开会是件费时费力的事情，如果能解决问题这些会议工作都是值得的，但在现实生活中，项目管理工作如果做不到位，会出现很多低效或无效的项目会议，会没少开拿不出结果，这样会严重影响项目团队士气，浪费项目资源。那么如何管控好会议，让会议过程产生实效呢，本文着重说明这个问题。
1、不开没目标的会
一个会议，一定要有明确的目标，并且在会议的一开始，就将目标明确的传输给参加会议的每一个成员，所有的讨论都是围绕着目标进行的。如果超出了目标范围，要么另外组会讨论，要么立刻重新定义目标。
2、收议题，明确议程
会议之前，我们要向所有与会人收集议题，把大家想要讨论的问题都列出来，同时根据每个议题的情况，规划好讨论时间，在会议邀请的同时将议题和议程发送给所有与会人。一来提前抛出问题，让与会人有所准备，二来也清晰的让大家了解会议时长，以便大家安排自己的工作。
3、筛选议题，准备材料
作为PM，要学会筛选合理的议题，对于未入选或者不符合要求的议题，可以提前和提出人沟通，并引导提出人换一个议题或者用另外的方式解决。对于入选的议题，需要提出人准备好议题的材料，如汇报资料、数据支持、现状描述等等。筛选准备的过程既可以剔除掉很多不必要的讨论，又可以提升大家对于会议的敬畏程度，提升会议的有效性。
4、主持会议，保持节奏
PM要主持会议，这不是废话，很多时候，会遇到莫名来抢、喧宾夺主的刺头，要有技巧地安抚并抢回话题。整个会议的节奏要控制好，按照议程来，每个议题的开始先引导议题提出人说明一下背景，将问题抛出，留适当的时间给大家讨论发散，快结束时做一个收尾，给出结论让大家达成一致
5、敢于喊停，把控范围
有人说：会议中，讨论上头了，可能就控制不住。PM这个角色，在会议中不是速记员，也不是旁听者，而是一个主导者，不要觉得扫了人家的兴致是不道德的，放任大家兴致的后果就是一整天没了。敢于喊停，把偏离的讨论拉回正轨，把没有意义的争执放到会后私人解决，把超出范围的发散思维收拢回主题，才能保证会议的准确与高效。
6、明确结论，记好待办
每个议题可能会发散出好几个论点，在控制范围的同时要将每个论点输出一个结论，这个结论可能是全部认同A方案；也可能是否定A方案，回炉重造，3天后再开会；也可能是会后修改，邮件审批等等，但无论哪一种，只要未完结的都需要有review的时间、相应的owner，形成todo（待办事项清单），可追溯，可闭环。
7、边开边记，快速发送会议纪要
我遇到过好多同学，开完会，光是整理会议纪要就要半天甚至一天，耗费的精力和时间比开会还长，这是很磨人的，也是急需优化的点。学会上面6招之后，有议题，有论点，有结论，有todo，会议开展的同时，将这些关键点记录下来，会议结束，这些关键点就能形成会议纪要，整理一下话术和格式，就可以快速的发出，节省了很多会后整理的时间。
我的最佳实践是开了1小时50分钟的会，共7大业务模块，20人参会，会后10分钟，发出一份12条完结结论、28条todo的会议纪要。
8、发现偏差，及时抽身
想象和规划是美好的，但现实总是会有很多让你无法反驳的意外。比方说一个需求优先级PK会变成了业务方案讨论会。甚至所有参会人都听的津津有味，参与气氛浓烈。当你发现，8匹马都拉不回话题的时候，你就不要得罪人了，把战场交给大家，出去吧。
9、外力难挡，换种方式
这一招主要针对一些不可抗拒的外力因素，既逃不掉，又没法缩减开会的时间，这个时候就要考验一心N用的能力了，打开录音笔，找个角落的位置，安心的干自己的活吧。
如果遇到很紧急，或者实在没法收集议题的会议也不要慌，定好目标后，自己先做一轮分析，针对这个目标可能会有哪些问题，需要讨论的范围是什么，心里有了大致的想法，能把控住会议就行了。遇到会上的突发状况，比较通用的做法，就是先叫停，后续再讨论，让彼此缓一缓，也让自己多些时间准备。目标不清晰或者只有方向没有具体想法的，尽可能缩小会议范围。
项目管理例题展示：（题目由优培东方研发，考试真题）
帕累托图适用于哪些过程?
A 实施质量保证
B 实施质量控制
C 质量规划和实施质量保证
D 实施质量保证和实施质量控制
正确答案：D
试题解答：参见：《PMBOK 指南》(第 4 版)第 8 章图 8‐1 项目质量管理概述。
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