谈论这个话题是有个条件的,那就是这个CIO是个真正的CIO。之所以这么说,是因为不少组织尽管也有CIO这个岗位,但实际上做的是一般IT经理,运维经理的工作,甚至是在做项目经理的工作,只是给了CIO这个名头而已。我曾经接触过一个组织,全公司IT人员一共3、4个,要找一个CIO,工作内容包括需求、设计、编码和项目管理……无语。前提说明白了,那下面谈谈到底这么一个CIO该如何介入项目,如何干预项目。
按PMBOK理论项目分为五个阶段:启动、计划、执行、控制、收尾,同时有九大领域,那么一个CIO在这些阶段这些领域中该如何做呢?
启动阶段,这是一个项目的初始,一个好的开始,是成功的一半。在这个阶段,CIO最核心的职责首先是“选择”,就如同农民种地一样,就那么一块地,资源有限制,气候是影响因素,灾害是风险……你到底选择种什么东西?什么时候种?用什么这?…...这些选择不好,那直接影响到你将来的收成。项目是一样的,是否和组织的整体战略吻合?各项资源是否具备?启动的时机是否和组织其他活动节奏一致?…...这都是要通过CIO对组织整体状况的掌握后,从一个高层次的领域来分析评估的,这需要CIO的智慧和能力来选择。其次是“授权”,结合项目特点,选择一个合适的项目经理并授予相应的项目管理权力,协助他调动相关资源为项目服务,这也是一个CIO对项目的基本职责所在。最后是“公告”(找不到更合适的词,先借用这个“公告”),作为公司CXO的一员,CIO的影响力,权威性是具备的,都说信息化项目是“一把手工程”,因此CIO应该出面来对项目的启动做动员,一方面是给项目团队打气,帮助项目经理建立管理项目的威信,同时也是对相关部门的一次协助沟通,从组织层面对项目进行有力的支持。
计划阶段,这是项目生命周期中一个重要的环节,牵扯的内容多也很具体,但我认为在这个阶段作为CIO没必要(也没精力)去参与到所有的具体事务中,比如制定WBS、确认关键路径、设计变更流程等,这些是项目经理该关注的,CIO大可放手放权,只要关注以下几个内容就够了:项目整体的进度计划是否满足组织业务战略的需求?项目成本预算是否和组织预算吻合?项目采购计划中的审计和评估是否有效执行?还有就是针对重大领域的项目风险管理内容是否做到位,做的踏实?
执行阶段和控制阶段,这两个阶段历时最长,项目管理内容也最多,也是最复杂的阶段。作为CIO该如何进行管理呢?我的方法是---依靠项目审计制度。项目审计是保证项目按既定计划,流程正常执行的保证,是能及时发现项目偏差的有效方式。如果组织内有专职的项目审计岗位最好,CIO可以通过查看审计报告来掌握项目,如果没有,那CIO自己就该承担起这个职责。对CIO来说,用审计的方式介入项目比直接用管理的方式更有效,即能发挥项目经理的积极性、能动性,又避免项目经理权限过大导致的项目失控。
收尾阶段,这是项目关闭前的最后一个阶段,CIO要从知识管理的角度关注该项目知识与经验的收集,加工和整理,并有效管理这些经验知识,为今后的项目提供借鉴。