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项目成功三要素

发布时间: |2020年12月15日 | 点击次数:| 关键词:项目管理,PMP,优培东方

  项目的良好运作有赖于三大要素:人员、流程和工具。人贡献创意和智慧,流程用于弥补人的不足,工具意在提高人和流程的效率。这三大要素在项目中的地位不尽相同:人是第一要素,而工具发挥的是配角的作用,为人和流程提供支持。

  要确保项目取得成功,就必须在这三大要素之间取得平衡。

  要素一:人

  在任何项目中,人都占据最重要的位置。没有人的参与,项目就无法进行。

  创造力 任何项目都离不开人的创造力。为实现某个目标或满足某个需求,人利用自己已有的知识和经验,从一个概念跃至另一概念,实现直觉上的飞跃。他们以此为跳板,探索未知世界,产生新的创意。他们会找出可以用来解决问题和应对挑战的新概念、新联系和新方法。

  借助创造力,人能够从已知领域踏入未知领域,并利用在此过程中发现的新知识。机器和软件都做不到这些。人的创造力是关键。

  远见 远见是人具备的另一种独特的能力,它可以驱动创造力的产生。远见指的是人可以看到未来的能力,即人的想象力。机器只能看到切实存在的事物(并且往往比人还看得更清楚),而能看到未来是人所特有的能力。

  任何项目都源于某人头脑中的一个远见。其倡导者会将它传达给参与项目的其他人。它指引着整个项目的运作和所有与之相关的创造力。

  智慧 最后,创造力和远见的结合,为智慧发挥作用提供了一个特殊的平台。智慧并不是人们想象的那么简单。人们头脑中贮存的事实只是构成了智慧的基础,但智慧远远超出了这些事实的范畴。它指的是了解这些事实的内在关系,进而将之提|炼为行事原理的能力。而你可以以新的方式把这些原理应用在新的环境下。

  既然人这么能干,为什么还要关注流程?为什么还要在工具上投入呢?为什么不把一切交给人来处理,并让他们来制造奇迹呢?

  原因在于人并不是无所不能的。尽管人对项目的成功具有重要的作用,他们也会种下失败的种|子。项目中产生的大多数问题都是由人引起的。

  人所犯的错误会对项目产生极大的影响。首先,由于认为人会犯错,所以你会把回顾、审核和测试纳入项目计划中。你必然需要在这上面花费一些时间和金钱。

  其次,当项目参与人员犯的错误导致其他缺陷或问题出现时,你必然要花更多的时间和金钱来纠正这些错误。你可能要把一些已经完成的工作作废,然后花更多的时间和金钱进行返工。

  人不但会犯错误,还没记性。他们经常忘记一些事实和信息,也会忘记自己该做的事情。如果某项活动包含好几个步骤,负责这项活动的人经常会遗漏其中一个或多个步骤。

  这种疏忽经常给项目带来问题。有人必须回过头去进行检查,并完成遗漏的工作。而且在许多情况下,整个工作必须重做。

  即便项目参与人员完成了所有必须要做的工作,结果也未必完全符合标准。例如,系统分析师可能为项目将要打造的系统制定了诸多要求,但是,如果系统规格要求书中的文字和图形不能足够准确地传达利益相关者的需求,那么所建立的系统就可能无法满足他们的需求。

  人类感知对模糊的容忍度比较高,且经常通过猜想来填补认知差距。结果,人们常常对自己的工作感到满意,而事实上这些工作往往没有达到环境所要求的精确度。

项目成功三要素

  要素二:流程

  人所具有的缺点会影响到他有效地利用创造力、远见和智慧。流程能以某些方式弥补人的这些不足,使他的时间和精力得到有效利用。最佳流程并不会产生额处的工作。相反,它们服务于特定的目标,致力于确保项目的效率和一致性,且对使用它们的人来说往往是“隐形”的。

  人们常常犯错,所以流程必须帮助缓解这种倾向。大多数时候,一个好流程可以在第一时间帮助人们避免犯错。例如,洗衣店的流程包括在放置袜子前进行配对,这将避免人们穿上不配对的袜子去上班。再如,每天早晨收听交通和天气报告,你就能选择最佳的交通工具和路径去上班。

  人们还常常忘记事情。他们会忘记完成工作的一些必要步骤,或颠倒步骤的前后顺序,而流程有助于人们按照正确的顺序完成所有必须要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴,再刷牙,然后更衣,最后吃早餐的话,这种始终如一的生活习惯可以确保你不会忘记任何步骤。如果这个流程改变了,结果可想而知。并且,如果你没有采取其他措施来弥补这种改变所带来的影响的话,结果一定非常糟糕。

  人们在很多事情上都比较含糊。他们常常忽略重要的细节,因此需要有流程来引导人们注意必要的细节,确保必要的精确度。很多人在挑选要穿的衣服时都有一套流程,包括色彩和款式的搭配等。这些指引使他们可以轻易地做出合适的选择。

  但不是每个错误、遗漏或失准都是可以避免的,因此流程也就涉及到通过检查和权衡来发现和纠正错误,从而避免产生问题。早晨出门前照照镜子,你就能发现和纠正自己在仪容和着装上的问题,以防它们破坏你美好的一天。

  同样,你还必须对流程进行调整,使之可以向项目相关人提供他们所需的支持,同时提高他们的工作效率。当流程符合了人们的需求时,它就会变成“隐形”的,人们自然而然地就会这样做,根本不会觉得自己是在遵循某一流程。

  虽然人们能借助流程完成很多事情,他们也有可能不能一致地执行流程。有时候,这种不一致性将使流程的效果大打折扣。如果流程执行不一致,其效果也会不一致。如果流程得到切实执行,其效果是可以预见的。

  确保流程执行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事实上,如果某个流程能够有效地满足你的需求,你就很容易连贯一致地执行它。然而,在企业中,由于涉及到很多人,确保流程执行的一致性就更具挑战性。首先,如果一个流程能让所有执行它的人都感觉不到它的存在,而是自然而然地就照着它做了,这样的流程可以说是少之又少。如果让每个人都根据自己的判断行事,他们的执行方式可能稍微有些不同。有时,这些微小差异无关紧要,但更多的时候它们都会引发问题。

  因此,大多数流程都要求有人注意企业的员工在执行它的时候的一致性。有多种方式可以完成这项工作,例如同事的检视、同事的施压、“督导”的监督、经理的强制,或审计员的仔细检查。一定要通过某种机制来确保流程执行的一致性,这一点非常重要。

  流程涉及的人越多,将流程内容形成文档就越能保障流程执行的一致性。如果有新的员工加入,这些文档能使他们迅速了解规章制度和工作方式,并确切地知道组织对他们的期望。

  在大型企业,你更加需要借助流程文档来确保不同的团队或部门之间的有效合作,进而确保公司的整体需求得到满足。但是,将流程内容形成文档也有可能做过头。例如,有些公司为了通过ISO 9000认证,制作了大量旨在通过认证和评级的文档。不幸的是,当流程的首要目标,即支持人的工作,被这些目标取代时,流程会变得非常繁琐。当然,如果流程文档太多,人们也不愿意去阅读,或者无法找到所需的指引。

  要素三:工具

  流程有助于人规避自己的不足,从而大展拳脚。尽管项目参与人员有时能够有效地执行流程,但并非总是如此。另外,很多流程对人的工作效率具有负面影响。有些流程由于繁琐之至,即便它们可以解决一些问题,也会引发新的问题。此时,工具成为确保人们有效执行真正有用的流程的关键。

  工具有两大基本功能,一是令人所付出的劳动取得事半功倍的效果,提高人的工作效率,二是代替人去工作,因为有时候工具能够比人更有效地完成工作。有些工具只能发挥其中一种作用,但大多数工具都能发挥两种作用。

  例如,编译器就是一种能令人的劳动取得事半功倍效果的工具。几十年前,程序员需要写出能在计算机处理器上运行的实际代码。这种方法非常耗时,因为程序员必须构思计算机需要执行的动作,并将这些动作分解成由1和0组成的代码。而编译器可以将每行高层代码转译成数十个(或数百个)计算机命令,它的出现使程序员可以进行更多抽象的工作,花更多的时间和精力去分析和解决手头的问题,他们的工作效率因此大大提升。

  因特网就是工具替代人类劳动的一个典型例子。要访问某个网站,你只需要知道它的网址(即资源位置定位符)就足够了。你不需要知道网络是如何定位到你想要访问的网站的。你提供资源位置定位符后,因特网上的计算机就会相互合作,找到你所需要的网页,并决定如何将你的请求发送到目的地,同时接收它的响应消息。

  人们不需要了解因特网的细节就可以上网,这使得全球的用户都能使用万维网(World Wide Web)。这是因为因特网以用户看不见的方式完成了这项工作,而用户只是输入资源定位符。

  与许多工具制造者所宣称的相反,并不是每项工作都需要借助工具。你的个人能力再结合有效的流程,足以让你漂漂亮亮地完成日常的许多任务。但与此同时,你应该时刻注意是否能借助工具来提高人或者流程的效率。你可以根据工具的两大基本功能,来判断在哪些情况下需要借助工具。

  流程中是否有些步骤要占用大量时间?仔细观察你的员工在哪些具体的步骤和任务上花费了时间。员工的精力应该集中到能够发挥其创造力和智慧的工作上。他们是花大量的时间去从事创造性的工作,还是被很多非创造性的工作耗费了精力?

  如果某个流程需要人们花大量的时间去完成一些非创造性的工作,就应该借助工具了。找到一种可以实现事半功倍效果的工具,这样人们就可以投入更少的时间从事非创造性的工作,而投入更多的时间完成更具挑战性的工作。这不仅有助于提高人们的工作效率,也能改善他们工作与生活的质量,因为他们可以花更多的精力从事更加有趣和更具挑战性的工作。

  有没有一些流程根本不需要人的参与?通过上面的分析,我们有时会得出重要的发现,即某项工作根本不需要员工具有独特的能力。在这种情况下,整个工作都可以自动化完成。如果找到合适的工具,员工就可以把时间花在更加重要的工作上。

  一旦某种工具被采用,必定要求流程有所改变。但应该认真考虑是否值得为了采用某种工具而去改变流程。这些改变对员工会有何影响?新流程是否能给员工的工作提供支持?员工是否有时间,并且掌握了必需的技能和知识去执行新流程?新流程是否支持公司的目标?

  切记工具的作用是为了提高人和流程的效率。任何会降低效率的工具都应该被抛弃。
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