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PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产(优培东方)

发布时间: |2018年09月13日 | 点击次数:| 关键词:PMP认证,事业环境因素,组织过程资产,PMP培训,PMP考试,优培东方,PMP培训哪家好,PMP网课
PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产


         PMP认证中的项目组合、项目集、项目都是在比它们更大的环境中进行的。脱离了环境的实际去管理这些工作都会让管理变成不切实际的空中楼阁。2018年发行的所以在PMBOK第六版中,着重强调了事业环境因素和组织过程资产的相关知识点及其作用,事业环境因素及组织过程资产可以作为整个项目管理所有管理过程的输入项,它们对项目管理的各个环节均发生作用,所以作为PMP考试的考生,有必要详细了解这两个知识点。
 
PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产


事业环境因素:PMP认证中的EEFs是指项目团队不能控制的,将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件。这些条件可能来自于组织的内部和(或)外部。事业环境因素是很多项目管理过程,尤其是大多数规划过程的输入。这些因素可能会提高或限制项目管理的灵活性,并可能对项目结果产生积极或消极的影响。从性质或类型上讲,事业环境因素是多种多样的。有效开展项目,就必须考虑这些因素。仔细阅读过PMBOK的学友就会发现,事业环境因素因其和组织过程资产在内容和细节上有很多重叠之处,所以非常容易记混。在考试的过程上,尤其是情景题中,经常会出现一类考试题目,项目正在做规划,参考了一个因素,问这个是事业环境因素还是组织过程资产,如果对两者区分的不够清楚就有可能回答错误。

事业环境因素,又可以分为外部事业环境因素和内部事业环境因素。

我们首先来探讨组织内部事业环境因素
PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产


以下是组织内部的事业环境因素:

1、组织文化、结构和治理。 例如包括愿景、使命、价值观、信念、文化规范、领导风格、等级制度和职权关系、组织风格、道德和行为规范。

2、设施和资源的地理分布。 例如包括工厂位置、虚拟团队、共享系统和云计算。

3、基础设施。 例如包括现有设施、设备、组织通讯渠道、信息技术硬件、可用性和功能。

4、信息技术软件。 例如包括进度计划软件工具、配置管理系统、进入其他在线自动化系统的网络界面和工作授权系统。

5、资源可用性。 例如包括合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商以及合作协议。

6、
员工能力。 例如包括现有人力资源的专业知识、技能、能力和特定知识。

       大家可以发现在PMP认证的组织过程资产中,也会出现大量数据库,程序,和政策。不过不难理解,在组织内容事业环境因素中包括基础设施和组织的固定资产。这都是组织的材料和设备资源。而种类信息化的系统实际上是有服务器设备,网络交换设备、安全设备、操作系统和各种正版授权的数据库系统和应用软件组成的,无论是硬件还是软件是组织购买或开发完成的,已经属于公司的固定资产,所以不难理解在项目管理过程中的种类“系统”,实际上都属于事业环境因素。但是在这些系统运行时,产生和记录的数据不能作为事业环境因素,而应当作为组织过程资产。在“信息技术软件中”(PMIS)所包括的门类非常多,其中最重要的是配置管理系统(其中又包含变更控制系统),工作授权系统,对这两个系统我们接下来作以说明


配置管理系统:主要记录项目需要交付成果为达到业务和功能要求必须具备的各种物理特征,属性。在软件行业里非常类似于软件规格需求说明书。

变更控制系统:可以是一套电算化的计算系统,也可以是一套手工流程。主要负责控制项目的变更管理和审核过程,它是配置管理系统的子系统,是它的组成部分。

工作授权系统:经常被误解为指定某个工作人员,有什么样的权力和责任,这种认知是错误的。对于个人权力,责任的明确我们在项目管理中更多的用RAM或RACI来实现,工作授权系统存在的目的是确保已经分解的项目工作,在正确的时间,被正确的人,以合理和正确的流程来执行,它更关心的是做事的时间和顺序。


外部的事业环境因素包括:
PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产
1、市场条件: 例如包括竞争对手、市场份额、品牌认知度和商标。

2、社会和文化影响与问题:例如包括政治氛围、行为规范、道德和观念。

3、法律限制:例如包括与安全、数据保护、商业行为、雇佣和采购有关的国家或地方法律法规。

4、商业数据库:例如包括标杆对照成果、标准化的成本估算数据、行业风险研究资料和风险数据库。

5、学术研究: 例如包括行业研究、出版物和标杆对照成果。

6、政府或行业标准:例如包括与产品、生产、环境、质量和工艺有关的监管机构条例和标准。

7、财务考虑因素: 例如包括货币汇率、利率、通货膨胀率、关税和地理位置。

8、物理环境要素:例如包括工作环境、天气和制约因素。


       PMP认证的外部事业环境因素最需要关注的就是商业数据库,所谓的商业数据库可以理解为花钱买来的。例如公司在立项前缺乏对某一个项目的了解,对于它的市场前景和风险不知情。所以聘请第三方咨询公司对这两个问题进行调研和论证,最后组织得到的数据和报告实际上是花费大量资金买回来的,组织拥有它们的所有权,它属于公司的资产不能随意转移,可以近似的看作为公司的固定资产。但当数据来自于组织工作执行时所产生的经验的时候,同时类别的风险数据或其它数据就不能再加上商业两个字,也就不能再视为事业环境因素。

组织过程资产:

      接下来我们谈谈组织过程资产,组织过程资产是执行组织所特有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库,会影响对具体项目的管理。组织过程资产包括来自任何(或所有)项目执行组织的,可用于执行或治理项目的任何工件、实践或知识,还包括来自组织以往项目的经验教训和历史信息。组织过程资产可能还包括完成的进度计划、风险数据和挣值数据。组织过程资产是许多项目管理过程的输入。由于组织过程资产存在于组织内部,在整个项目期间,项目团队成员可对组织过程资产进行必要的更新和增补。

 
PMP认证知识体系中的事业环境因素及组织过程资产




组织过程资产可分成以下两大类:

第一类:过程、政策和程序;

组织用于执行项目工作的流程与程序,包括(但不限于):

第一类、启动和规划:

    1、指南和标准,用于裁剪组织标准流程和程序以满足项目的特定要求;

    2、特定的组织标准,例如政策(如人力资源政策、健康与安全政策、安保与保密政策、质量政策、采购政策和环境政策);

    3、产品和项目生命周期,以及方法和程序(如项目管理方法、评估指标、过程审计、改进目标、核对单、组织内使用的标准化的过程定义);

    4、模板(如项目管理计划、项目文件、项目登记册、报告格式、合同模板、风险分类、风险描述模板、概率与影响的定义、概率和影响矩阵,以及相关方登记册模板);

   5、预先批准的供应商清单和各种合同协议类型(如总价合同、成本补偿合同和工料合同)。

   6、执行、监控:变更控制程序,包括修改组织标准、政策、计划和程序(或任何项目文件)所须遵循的步
骤,以及如何批准和确认变更;

   
  7、
跟踪矩阵;


  8、财务控制程序(如定期报告、必需的费用与支付审查、会计编码及标准合同条款等);

 9、问题与缺陷管理程序(如定义问题和缺陷控制、识别与解决问题和缺陷,以及跟踪行动方案)。

 10、资源的可用性控制和分配管理;

  11、组织对沟通的要求(如可用的沟通技术、许可的沟通媒介、记录保存政策、视频会议、协同工具和安全要求);

  12、确定工作优先顺序、批准工作与签发工作授权的程序;

  13、模板(如风险登记册、问题日志和变更日志);

  14、标准化的指南、工作指示、建议书评价准则和绩效测量准则;

  15、产品、服务或成果的核实和确认程序。

  16、收尾项目收尾指南或要求(如项目终期审计、项目评价、可交付成果验收、合同收尾、资源分
配,以及向生产和(或)运营部门转移知识)


第二类:组织知识库:

组织用来存取信息的知识库,包括(但不限于):

  1、配置管理知识库,包括软件和硬件组件版本以及所有执行组织的标准、政策、程序和任何项目文件的基准;
 
  2、
财务数据库,包括人工时、实际成本、预算和成本超支等方面的信息;

  3、历史信息与经验教训知识库(如项目记录与文件、完整的项目收尾信息与文件、关于以往项目选择决策的结果及以往项目绩效的信息,以及从风险管理活动中获取的信息);

 4、问题与缺陷管理数据库,包括问题与缺陷的状态、控制信息、解决方案以及相关行动的结果;

 5、测量指标数据库,用来收集与提供过程和产品的测量数据;

 6、以往项目的项目档案(如范围、成本、进度与绩效测量基准,项目日历,项目进度网络图,风险登记册,风险报告以及相关方登记册)。

大家不难发现,组织过程资产中也包含了很多政策,程序,数据库。和事业环境因素在这部分有很多的重叠,其实掌握了原理就不难区分,一般情况下,事业环境因素是限制项目管理的环境,项目管理团队和实施团队都只能遵循他进行规划和管理,处处会受到他的制约,很难改变或影响环境因素,无论是内部还是外部的。但在少数情况下,经过项目工作,内部事业环境因素是可能改变的,例如人力资源状态,我们通过项目建设工作,人员的技能水平有可能发生改变,这样以来实际上就更新了人力资源分解结构,但人力资源分解结构属于公司的人力资源状况被归入事业环境因素之中。

但只是在少数情况下会发生。所以我们在组织过程资产中看见的程序,政策,流程,都是只适用于本项目(单个项目的)项目团队团队有权干涉或经过项目工作可以更新,但事业环境因素中的过程,政策,程序和标准,通常来自于组织治理和项目治理工作。组织内的所有项目都必须遵从,无法通过单个项目反过来影响的,我们通常划为事业环境因素,而不能放入组织过程资产。

   以上就是PMP认证中事业环境因素及组织过程资产的相关问题阐述。


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