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PMP®:项目需求建议书的内容有哪些?

发布时间: |2021年08月02日 | 点击次数:| 关键词:PMP,PMP 培训,PMP认证,PMP考试,PMP培训机构,优培东方

1.需求建议书的内涵与作用

        需求建议书,就是从客户的角度出发,全面、详细地向承约商陈述、表达为了满足其已识别的需求应做哪些工作。也就是说,需求建议书是客户向承约商发出的用来说明如何满足其已识别需求的建议书。

        好的需求建议书能让承约商把握客户所期待的产品或服务是什么,或他所希望得到的是什么,只有这样,承约商才能准确地进行项目识别、项目构思等,从而向客户提交一份有竞争力的项目申请书。仍以前面的装修案例来说,客户仅向承约商发送一份简单的装修申请显然是不够的,装修房子只是客户的一种愿望,并不能使承约商清楚地知道客户的具体需求或所希望的项目目标是什么。装修风格和样式千差万别,费用也相去甚远,这使得承约商即装修公司无所适从。装修公司显然不知道该如何设计装修的风格和样式,从而无法向该客户提交项目申请书。为此,客户的需求建议书应当是全面的、明确的,能够提供足够的信息,以使承约商能在把握客户主体意愿的基础上拟订一份最优秀的项目申请书。

       当然,并非在所有的情况下都需要准备一份正式的需求建议书。如果某一单位产生的需求可由内部开发项目满足,这时更需要的是口头上的交流和信息传递,而不是撰写需求建议书。例如,某一软件开发公司感到原来的财务分析系统已经远远不能适应日益增加的业务需要,便可直接要求软件开发小组进行开发,这时只需将相关的要求口头传达给软件开发组即可。

2.需求建议书的内容

       客户为了全面、准确地向承约商表达自己的意图,需要认真、充分地准备一份完整的需求建议书。一般来说,客户在需求建议书中主要应明确表达以下内容。

(1) 项目工作陈述

       客户在工作陈述中,必须载明项目的工作范围,概括说明客户要求承约商做的主要工作任务和任务范围。如果是一份关于装修的需求建议书,客户首先应让承约商或装修公司清楚他的工作是对旧房子进行装修,其次要说明装修的风格和样式,以及装修的大致范围。

(2) 项目目标

        项目目标,即交付物,是承约商所提供的实体内容。以一个用于结账和收款的软件系统为例,承约商可能被希望提供硬件(计算机)、软件(磁盘和一些印刷品)、操作手册和培训教程。交付物也可能包括客户要求承约商提供的定期进度报告或结束报告。

(3) 项目目标的规定

       要求涉及大小、数量、颜色、重量、速度和其他承约商提出的解决方案所必须满足的物理参数和操作参数。例如,对于销售手册而言,要求必须是特定样式的回邮信封,用规定的颜色打印,并随附在销售的产品中,印刷品为每批20000个。而盖房要求可能包括总计5000平方米的面积、8 间卧室、2 间浴室、1间双车道车库、中央空调和1个游泳池。

        有些要求会涉及承约商交付成果的工作成绩。例如,自动结账和收款系统可能包括每天能办理近千余次交易的功能和其他特定的功能。工作成绩往往被客户用来作为检验的标准,承约商应向客户证明交付物能符合工作成绩的要求。

(4) 客户供应

        客户供应主要涉及项目实施上客户提供的保障及物品供应等。例如,在销售手册项目中,客户在需求建议书中必须表述将提供的用于手册上的标识语。

(5) 客户的付款方式

       这是承约商最为关心的内容,如分期付款、一次性付款等。例如,某房地产开发商在需求建议书中约定,在项目启动时支付给建筑公司20%的款项,项目完成一半时支付30%的款项,项目竣工后再支付剩余50%的款项。

(6) 项目的进度计划

       项目的进度通常是客户关注的重要方面,它将影响客户的利益。例如,及时完成房子装修可以保证客户尽早享受舒适的居住条件。因此,客户在需求建议书中一般都会对项目进度做出明确要求。

(7) 对交付物的评价标准

       项目实施的最终标准是客户满意,否则承约商很难获得所期望的利润。因此,客户对交付物的评价标准是需求建议书的重要内容。

(8) 有关承约商投标的事项

       大型项目一般要求采用招标、投标的方式选择承约商,通过对若干个承约商的项目建议书或投标方案的比较确定最后的承约商。这需要客户在需求建议书中对有关投标的事项(如项目建议书的格式及投标方案的内容) 做出规定,以确保为承约商提供一个公平竞争的环境。在需求建议书中,客户还需要对投标的最后期限做出规定,通常客户会在某一固定的时间(或期限内) 把截至该日期的投标方案集中起来,并请有关专家对承约商的投标方案进行评审。因此,最后期限的规定非常重要,它向承约商提示了必须在此日期之前投交有关意向。如超过预定的日期,承约商所提交的任何申请书都将不予考虑接受。

(9) 投标方案的评审标准

       客户将用投标方案的评审标准评审相互竞争的承约商的申请书,以便从众多的承约商中选择一家执行项目。客户的评审标准主要包括承约商的背景和经历、技术力量、技术方案、项目进度、项目成本等。
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