PMP®:再好的时间管理，也不如这10条高效法则

秘诀一：数字“1440”的力量

经常会有人问一个我每每听到都感到后背发凉的问题：“可以耽搁您一分钟吗？”

于是，我在一张纸上打印了大大的“1440”。我和其他人解释：这是我用来提醒自己珍惜时间的，即一天只有1440分钟。

是的，要想提升效率、管理时间，最重要的不是技巧，而是需要转变心态。

秘诀二：要事优先

确定你最重要的任务，并将它放在其他事情之前完成。

彼得·德鲁克说：“效率是正确地做事，成效是做正确的事。”当然，前提是要知道什么是你最重要的任务、什么样的活动能让你获得撬动目标的杠杆。

首先要制定确切可量化的目标，确认后，把它放到自己的计划之内，尽早提上日程。

秘诀三：根据日程表做事

如何用日程表代替任务清单管理生活：

秘诀四：永别了，拖延症

拖延往往不是因为你懒，而是：

• 你缺乏足够的动力；

• 你在制定目标或任务清单时，低估了未来情绪的力量。

对于你总是拖延的艰难任务，想想你为什么要做它，甚至可以在脑海里想想那个画面：

• “做这件事我能获得怎样的乐趣呢？”

• “如果我不做的话会感到什么样的痛苦呢？”

这个人可以你的家人，或者是一位时刻监督你、对你负责的好朋友。当我们打破对其他人的承诺时，你会感觉更糟糕。

很多情况下，我们逃避任务是因为我们还没有描绘出一位自己想努力成为的人。

我们可以想象自己未来的理想样子，与那个理想的自己对话——“我是一个健康的饮食者，我是公司里的头号项目经理，我是一个自律的人，我是一位企业家……”

秘诀五：总会有正确的事

真正的成功人士，不会为了完成待办清单上的项目而无休止地消耗自己的时间，他们会考虑紧急重要的事情，为每件事情安排好时间，够了就停下，不会永无止境。

事情总是做不完的，当你想为所有的事情负责的时候，有没有想过你其实是在试图追求完美？

秘诀六：“321-0”法掌控邮件

5个步骤掌控你的邮件：

1.每天，使用“321-0”方法，每天只检查并处理三次的邮件，设定一个21分钟的闹钟，把这当成一个游戏，在这期间把邮箱清空。

2.马上实施“4个D”原则。每次你打开邮件，你要准备好办理（Do）、委派（Delegate）、推迟（Defer）、删除（Delete）它。

此外，还可以考虑将其归入档案，比如为“当天回复”建立一个文件夹。

3.在你发送、转发或抄送时要三思。避免加重信息过载，你也会少收到一些邮件。

4.主题栏写明要求的任务。仅用主题栏就写明所有的有效信息。

5.让邮件简短，这是尊重别人的一种表现，不意味着粗鲁。

秘诀七：会议缩减法

如何制定高效的会议议程？

1、在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现的新的议题，使会议偏离最初的目标明确；

 

2、明确指出会议目的；

 

3、明确会议主持人；

 

4、确认所有受邀参会人员，人员越少越好；

 

5、尽可能列出会议的议题，以便让参会人员做出决定；

 

6、将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度。

每日的碰头小会是你和团队成员快速碰头的会议，每天同一时间，不超过15分钟。

每日的碰头小会应包括：

• 事件——过去24小时内重要内容。特别是和其他团队成员有关的方面；

 

• 数字——检查日常进度；

 

• 问题——解决的难度，需要消除的麻烦。

秘诀八：80/20原则

80%的成功源自20%的努力。分辨出带给你超额回报的少数事情。这就需要我们：

秘诀九：擅于委托

我们每个人可以对自己的任务进行分析：

• 放弃：我可以放下什么工作，什么事情我可以完全不做？

• 分派：哪些工作我可以分派给下属，哪些工作可以外包出去？

• 重新设计：哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做？

秘诀十：精力和注意力决定生产力

将你的精力最大化，而不是增加工作时间。

提高整体精力水平的方法是保持身体健康。因此，我们需要：

很多人学了无数时间管理的技巧，而且也足够自律，非但没有变成成功人士，反而把自己搞得筋疲力尽。

只有将使用时间的主动权掌握在自己手上，才能更好地利用时间，才能更高效率的工作！






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