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对IT行政者而言，预算进程经常是一种非常紧迫的任务，尤其是他们面临持续的费用压力并需要展示他们技术投资的商务价值的时候。专栏作家James Champy提出了一些如何使得预算进程更加健康、更加高产的方法。
大部分的IT管理者很难以一种健康的方式对预算进程进行考虑。这经常是痛苦的、拖沓的，并且经常立足于自身因素和特点，而与公司的实际工作相偏离。但是如果采取一些更加有效的途径，那会产生什么效果呢?这些途径例如，采取一种更加具有生产力的进程，向高级管理部门提供实际的选择，以及解释IT所带来的商务价值等。
作为2007年的方法，下面是一些方法关于如何使得预算更加的健康，无论对你还是对于你的公司而言，尽管我并不能保证一定取得理想的效果。
以更少的投入取得更大的收获
IT管理者们可能都了解一个事实情况，那就是2006年的平均IT预算比2005年增长了4%。但是，不要由此认为这种增长趋势将得到继续。我认为，很多公司正在升级和投资于信息技术，无论是基础设施硬件还是软件。老化的ERP系统难以很好的完成工作，从而需要更加强大的系统。这意味着，从短期而言，公司们将不得不在IT上投入更多的资金，以保持竞争力，并满足法规顺从行的要求。
但是大部分的公司都受到了严峻的成本压力，尤其是对于那些产生很多现金的公司。全球竞争以及生产力的大幅提高，都需要公司们驱动生产效率的更高水平，并且这经常演变为追求更低的成本费用。
所以你在开始预算进程的时候，就要考虑以更少的成本产生更多的价值，既是你能够得到更多的预算投资。你将感到费用投资压力，并且需要展示对于投资所产生的商务价值。
日常基础费用VS新的项目计划
作为你的预算，需要将区分两个方面的内容，一个是运行你的IT店铺所需要的日常基础费用，另一个是你所计划的新的应用软件及基础设施升级。需要展示你计划在每个方面的投资情况。我认为，大部分的IT预算是用于维持日常的基础费用，经常占到了总额的80-90%。相对比较少的一部分资金用于新的投资或者初始化投资。但是公司们同样需要进行一定的投资以提升商务性能，例如建立一种系统，可以大大的提高他们的供应链，或者改变客户经历等。
在一种长期的基础之上，你应该确立一定的目标以改变自己的投资组成;例如通过得到更大的效率减少日常基础维护成本的量，从而将更多的资金用于未来发展之中。年复一年的展示这些比率和趋势。它可以帮助你得到更多的资助，进行更多新的工作。
展示你的价值，而不仅仅是费用
你的CEO以及CFO想要知道他们如何得到更多的收入。所以要尽力解释接下来的每一种预算项目所带来的商务价值情况。例如，对于运行基础设施的成本方面，要展示出它使得公司的工作效率得到了如何的提高，用户们如何得到了更快的回复，操作费用得到了何种程度的降低等。对于新系统的投资方面，要立足于其将对商务产生的价值。识别和确定压力点所在
IT预算越来越服从于商务需求所驱动的费用增长。商务正在使用更多的IT资源。这在存储领域表现的尤为明显。存储资源对于公司人员来说看起来是免费的，所以他们建立大型的数据库，并保持大量的电子邮件信息以及电子文件，这些存储资源有些时候可能都是不需要的。
需要让商务了解IT使用如何抬高费用，并且可能减少过度使用。
你是否足够的激进?
你在考虑费用和价值的时候，有两种不太流行的观点，那就是外部采办和标准化。你的商务合作者都在考虑这些可能性，即使对于中型公司而言，所以他们同样希望你作为一名IT管理者。
工作的移动趋势将是转向更低成本的模式，无论是公司内部还是外部，这是全球一体化的自然结果。可能只考虑这些选择将帮助你确定如何减少自己的成本费用，或者以更少的投入获得更大的收获。查看和比较也可以为你提供一些费用的基准。你的商务合作者需要了解，你是否能够高效的利用自己的投资成本。
标准化是另一种效率途径。你是否能够除去多余的系统以及多余的商务进程?你拥有多少电子邮件系统，你是否拥有标准的桌型机配置，你的每一个站点是否拥有自己的HR系统?标准化并不总是受的欢迎，人们喜欢自由的使用技术，但是标准化既可以降低费用，又可以使得你的公司运行更加简易。通过这些方法的施行，预算进程将变得比较健康，而不仅仅是一系列的数字。
PMP小知识：Change Control. 变更控制 一个过程，用来识别、记录、批准或否决对项目文件、可交付成果或基准的修改。Change Control Board (CCB). 变更控制委员会 一个正式组成的团体，负责审议、评价、批准、推迟或否决项目变更，以及记录和传达变更处理决定。Change Control System. 变更控制系统 一套程序，描述了如何管理和控制针对项目可交付成果和文档的修改。
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