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PMP®培训知识体系中管理项目沟通的步骤及方法(优培东方)

发布时间: |2018年11月16日 | 点击次数:| 关键词:优培东方,项目管理,项目沟通管理,pmp培训,pmp,pmp认证,pmp考试
PMP®培训知识体系中管理项目沟通的步骤及方法(优培东方)



       优培东方PMP培训第六版知识体系中的管理不局限于发布相关信息,它还设法确保信息以适当的格式正确生成和送达目标受众。管理沟通也为相关方提供机会,允许他们请求更多信息、澄清和讨论。有效的沟通管理需要借助相关技术并考虑相关事宜,包括(但不限于):
PMP®培训知识体系中管理项目沟通的步骤及方法(优培东方)
1、发送方 - 接收方模型:运用反馈循环,为互动和参与提供机会,并清除妨碍有效沟通的障碍。
2、媒介选择:为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件,例如,何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通,以及该选择何种沟通技术。
3、写作风格:合理使用主动或被动语态、句子结构,以及合理选择词汇。
4、会议管理: 见 10.2.2.6 节。准备议程,邀请重要参会者并确保他们出席;处理会议现场发生的冲突,或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突,或因不当人员与会而导致的冲突。
5、演示: 了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
6、引导:达成共识、克服障碍(如小组缺乏活力),以及维持小组成员的兴趣和热情。
7、积极倾听:积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解,以及消除妨碍理解的障碍

一、管理沟通必须要做的准备工作:输入
1、项目管理计划:项目管理计划组件包括(但不限于):
1.1资源管理计划:资源管理计划描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
1.2沟通管理计划:沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
1.3相关方参与计划:相关方参与计划描述如何用适当的沟通策略引导相关方
参与项目。

2项目文件:可作为本过程输入的项目文件包括(但不限于):
2.1变更日志:变更日志用于向受影响的相关方传达变更,以及变更请求的批准、推迟和否决情况。
2.2问题日志:将与问题有关的信息传达给受影响的相关方。
2.3经验教训登记册:项目早期获取的与管理沟通有关的经验教训,可用于项目后期阶段改进沟通过程,提高沟通效率与效果。
2.4质量报告:质量报告包括与质量问题、项目和产品改进,以及过程改进相关的信息。这些信息应交给能够采取纠正措施的人员,以便达成项目的质量期望。
2.5风险报告:风险报告提供关于整体项目风险的来源的信息,以及关于已识别的单个项目风险的概述信息 。这些信息应传达给风险责任人及其他受影响的相关方。
2.6相关方登记册:相关方登记册确定了需要各类信息的人员、群体或组织。
2.7工作绩效报告:根据沟通管理计划的定义,工作绩效报告会通过本过程传递给项目相关方。工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。工作绩效报告可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息以及风险概述信息。可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。
3、事业环境因素会影响本过程的事业环境因素包括(但不限于):
3.1、组织文化、政治氛围和治理框架;
3.2人事管理政策;
3.3相关方风险临界值;
3.4已确立的沟通渠道、工具和系统;
3.5全球、区域或当地的趋势、实践或习俗;
3.6设施和资源的地理分布。
4组织过程资产:会影响本过程的组织过程资产包括(但不限于):
4.1企业的社交媒体、道德和安全政策及程序;
4.2企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序;
4.3组织对沟通的要求;
4.4制作、交换、储存和检索信息的标准化指南;
4.5以往项目的历史信息,包括经验教训知识库。
二、管理沟通:工具与技术
1沟通技术:会影响技术选用的因素包括团队是否集中办公、需要分享的信息是否需要保密、团队成员的可用资源,以及组织文化会如何影响会议和讨论的正常开展。
2沟通方法:沟通方法的选择应具有灵活性,以应对相关方社区的成员变化,或成员的需求和期望变化。
3 沟通技能:适用于本过程的沟通技能包括(但不限于):
3.1沟通胜任力。 经过裁剪的沟通技能的组合,有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。
3.2反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。例如,指导、辅导和磋商。
3.3非口头技能。 例如,通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。镜像模仿和眼神交流也是重要的技能。团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。
3.4演示。 演示是信息和/或文档的正式交付。向项目相关方明确有效地演示项目信息可包括(但不限于):
3.4.1向相关方报告项目进度和信息更新;
3.4.2提供背景信息以支持决策制定;
3.4.3提供关于项目及其目标的通用信息,以提升项目工作和项目团队的形象;
3.4.4提供具体信息,以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。为获得演示成功,应该从内容和形式上考虑以下因素:
3.4.5受众及其期望和需求;
3.4.6项目和项目团队的需求及目标。


以上内容均摘自PMBOK第六版知识体系 10.2管理项目沟通小节

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